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【特定技能】定期報告を忘れていませんか?提出期限やオンライン報告方法を紹介
特定技能制度を利用して外国人を雇用する企業にとって、定期報告は欠かせない手続きです。本記事では定期報告の提出期限や報告方法、必要書類について解説します。定期報告を忘れてしまうと、今後の受け入れができない可能性があります。特定技能者を雇用する際は、ぜひ参考にしてください。
特定技能における定期報告とは
出典:pixta.jp
特定技能の定期報告は、雇用主が技能実習生や特定技能者の就労状況を把握し、適切に管理するために行われる重要な手続きです。報告漏れや内容不備があると、受け入れ企業としての信頼性が問われるだけでなく、次回の受け入れが制限される場合もあります。
特に2024年からは直接面談が原則となり、企業の責任がさらに重くなっています。報告内容を正確かつ期限内に提出することが求められます。
特定技能の定期報告期限
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特定技能外国人を受け入れる企業や個人事業主には、雇用契約や受け入れ状況について「随時届出」と「定期届出」の提出が求められます。不履行や虚偽の報告には罰則があるため、期限を守ることが必要です。
随時届出は事由発生日から14日以内に提出。定期届出は四半期ごとに行い、翌四半期の初日から14日以内が期限です。
【定期届出の提出期限】
四半期 | 期間 | 提出期限 |
第1四半期 | 1月1日〜3月31日 | 4月15日まで |
第2四半期 | 4月1日〜6月30日 | 7月15日まで |
第3四半期 | 7月1日〜9月30日 | 10月15日まで |
第4四半期 | 10月1日〜12月31日 | 翌年1月15日まで |
期限切れや手続きに不備が生じると、外国人の受け入れが制限される可能性があります。必要書類を確認し、計画的に準備を進めることが大切です。
特定技能の定期報告提出先
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特定技能制度に基づく定期届出書は、提出方法によって以下のように分かれています。
1. 郵送や持参で定期報告
特定技能の定期届出書は、法人の場合は本店所在地、個人事業主の場合は住民票上の住所に応じて管轄する地方出入国在留管理局または支局へ提出します。
提出方法は郵送または持参が可能です。書類がすべて揃っているかを確認し、期限内に正確に提出することが求められます。不備を防ぐため、公式案内を事前に確認しましょう。
2. オンラインで定期報告
「出入国在留管理庁電子届出システム」を利用してオンライン提出も可能です。一度登録を済ませれば、書類作成や提出が効率化され、時間の節約にもつながります。なお、利用には事前登録が必要です。
詳しい操作方法や登録手順については、 「出入国在留管理庁電子届出システムポータルサイト」をご確認ください。
特定技能の定期報告に必要な書類
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特定技能外国人を受け入れる企業が提出すべき書類は、大きく分けて「全企業が提出すべき基本書類」と「自社で支援を実施している企業が提出すべき追加書類」の2種類があります。それぞれの内容を以下にまとめます。
1. 特定技能外国人を受け入れている全ての企業の提出物
特定技能外国人を雇用している企業・事業主が提出する必要のある書類は以下の通りです。
書類名 | 書式 | 備考 |
---|---|---|
受入れ・活動状況に係る届出書 | 参考様式第3ー6号 | ・法人の場合、本店または本社から1部提出・個人事業主の場合、事業主から1部提出 |
特定技能外国人の受入れ状況・報酬の支払状況 | 参考様式第3ー6号(別紙) | ー |
賃金台帳の写し(特定技能外国人のもの) | ・届出対象の特定技能外国人全員分・届出対象期間に対応した賃金台帳の提出 | |
賃金台帳の写し(比較対象の日本人のもの) | ・在留申請時に「比較対象となる日本人」として申告された日本人従業員の賃金台帳の提出・比較対象者がいない場合、特定技能外国人と同一業務に従事する日本人従業員の賃金台帳を提出。 | |
報酬支払証明書 | 参考様式第5ー7号 | ・報酬を通貨払いしている場合(全員分) |
理由書 | 任意様式 | ・届出期間内に届出ができなかった場合、その理由を提出。・特異な状況を説明する場合にも必要 |
2. 自社支援を実施している企業の提出物
特定技能外国人の生活支援や就労サポートを自社で行っている企業は、以下の書類を追加で提出する必要があります。
書類名 | 書式 | 備考 |
---|---|---|
支援実施状況に係る届出書 | 参考様式第3-7号 | ー |
1号特定技能外国人支援対象者名簿 | 参考様式第3-7号(別紙) | ー |
相談記録書 | 参考様式第5-4号 | ・相談苦情対応を行った場合に提出※不発生の場合は不要。 |
定期面談報告書(1号特定技能外国人用) | 参考様式第5-5号 | 定期面談を実施した場合に提出 |
定期面談報告書(監督者用) | 参考様式第5-6号 | 定期面談を実施した場合に提出 |
転職支援実施報告書 | 参考様式第5-12号 | 非自発的離職の際の転職支援を実施した場合に提出 |
支援未実施に係る理由書 | 参考様式第5-13号 | 支援計画の支援項目の実施ができなかった場合に理由を記載して提出 |
理由書 | 任意様式 | 届出期間内に届出ができなかった場合、または特異な状況等を説明する必要がある場合に提出 |
特定技能は定期報告以外にも届出が必要
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特定技能外国人を受け入れる企業では、定期報告以外にも「随時届出」の手続きが求められます。雇用契約の変更や離職、支援計画の変更など、状況の変化に応じて速やかに行う届出です。
手続きは、変更が生じた日から14日以内の提出が求められます。届出漏れが発生した場合は、外国人雇用が継続できない場合があるため注意が必要です。随時届出の具体的な内容を確認してみましょう。
1. 雇用条件が変更したとき
給与や勤務時間、勤務地に変更が生じた場合、速やかに変更内容の届出が必要です。提出書類には、新しい雇用条件を記載した契約書の写しや、特定技能外国人本人の同意を示す署名済みの書類が含まれます。届出は、管轄の地方出入国在留管理局または支局へ提出します。
事業の再編や業務内容の変更により条件が変わる場合でも、特定技能外国人の権利が守られるよう対応することが重要です。
2. 期間満了前に契約を終了したとき
契約期間が満了する前に特定技能外国人との雇用契約を終了する場合、終了理由を明記した書類と関連する資料の提出が必要です。事業縮小や業務の見直しによる解雇、本人の事情による退職などが該当します。
3. 新規で雇用契約を締結したとき
特定技能外国人と新たに雇用契約を締結した場合、契約内容の届出が必要です。提出書類には、「特定技能雇用契約に係る届出書」と「新たな雇用条件を示す契約条件書の写し」が含まれます。建設分野の場合は、受入計画認定証の写しも必要です。
契約締結後14日以内に、管轄の地方出入国在留管理局へ書類を提出してください。
特定技能によくある質問
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特定技能制度に関する疑問を解消するため、よく寄せられる質問とその回答をまとめました。特定技能外国人を受け入れる企業にとって重要なポイントを分かりやすく解説します。
Q 特定技能の定期報告期限はいつですか?
特定技能の定期報告は、以下の通り四半期ごとに行う必要があります。
- 第1四半期:1月1日 ~ 3月31日
- 第2四半期:4月1日 ~ 6月30日
- 第3四半期:7月1日 ~ 9月30日
- 第4四半期:10月1日 ~ 12月31日
各四半期の終了後、翌四半期の初日から14日以内が報告の期限です。この期限を守らない場合、法令違反とみなされる可能性があるため、適切に対応することが求められます。
Q 特定技能の定期報告を忘れた場合はどうなりますか?
定期報告を忘れると、今後の特定技能外国人の受け入れができなくなる可能性(※)があります。また、報告義務を怠った場合、罰金や過料の対象(※)となることもあるため、十分注意が必要です。報告漏れを防ぐため、期限前に書類の確認や準備を徹底しましょう。
※“出入国在留管理庁|特定技能所属機関からの随時届出に関連してお問い合わせの多い事項について(Q&A)”参照
Q 特定技能の定期面談はオンライン面談でも可能ですか?
2024年1月1日以降(※)、定期面談は原則として対面で行う必要があります。新型コロナウイルス感染症の影響で、一時的にオンライン面談が認められていましたが、この特例措置は終了しました。
対面での面談により、特定技能外国人の就労状況や生活環境をより正確に把握することが求められています。面談を実施する際は、事前にスケジュールを調整し、十分な準備を整えて対応してください。
※“出入国在留管理庁|特定技能外国人の支援として行う定期的(3か月に1回)面談の実施方法”参照
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出典:キャリマ
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特定技能の定期報告漏れに注意しましょう
出典:pixta.jp
本記事は、特定技能制度を利用して外国人を雇用する企業にとって、定期報告の提出期限や報告方法、必要書類について解説しました。定期報告を忘れてしまうと、今後の受け入れができない可能性があります。特定技能者を雇用する際は、報告漏れがないよう注意しましょう。