登録支援機関とは？役割や支援の内容を解説！

2024年9月12日

本記事では、登録支援機関について詳しく解説します。特定技能外国人を採用する上で、理解しておかなければいけないのが登録支援機関です。役割について正しく理解して、有効活用しましょう。

登録支援機関とは？

登録支援機関とは外国人労働者の特定技能制度において、特定技能外国人に対して行う必要のある支援を代行できる機関です。後述しますが、特定技能外国人を受け入れる企業は、様々な支援を実施しなければいけません。

支援の実施が企業の負担になってしまうケースも多いです。その負担を減らせるのが登録支援機関の特徴です。

登録支援機関の役割

登録支援機関が代行できる特定技能外国人への支援の内容は以下の通りです。

事前ガイダンスの実施
住宅確保のサポート及び生活の支援
出入国の支援
生活オリエンテーションの実施
公的手続きのサポート
各種相談・苦情の受付
日本人との交流の支援
転職活動の支援
日本語学習機会の提供
定期的な面談・行政機関への通報

登録支援機関を利用しない場合は、自社ですべて対応しなければいけません。ここでは、義務的支援の内容について解説します。

事前ガイダンスの実施

業務の内容や労働条件について特定技能外国人に対して説明を行います。目安としては1〜3時間程度であり、1時間に満たない場合は事前ガイダンスを行った扱いにならないと要項に明示されているので注意しましょう。

住宅確保のサポート及び生活の支援

不動産業者や賃貸物件に関する情報を提供して、住居提供のサポートを行います。必要に応じて外国人に同行し、住居探しを行う必要があります。連帯保証人が必要な場合は、受け入れ期間が連帯保証人になる場合もあるため注意しましょう。

出入国の支援

海外から外国人が入国する際に、空港や港から受入企業や住居への送迎が必要です。帰国する際にも、出発空港の保安検査場の前まで同行して、入場を見届けなければいけません。外国人の失踪や不法滞在を防ぐために義務付けられています。

生活オリエンテーションの実施

特定外国人が理解できる言語で、金融機関や医療機関、生活ルールなどについて説明をしなければいけません。目安としては8時間以上の説明が必要であり、日本で生活をしていた経験があれば最低4時間の説明でも問題ありません。

公的手続きのサポート

外国人本人では公的な手続きが行えない際に、書類作成の補助を行う必要があります。公的な手続きとは住居地や社会保障、税金などの手続きが該当します。

各種相談・苦情の受付

外国人から相談や苦情を受けた際には、指導や助言を行わなければいけません。必要に応じて行政機関へ同行し、手続きの補助を行います。

日本人との交流の支援

特定技能外国人と生活や就労をともにする地域住民と交流の場を設けたり、地域の行事参加の補助を行ったりして、交流の機会を提供しなければいけません。情報を提供するだけではなく、参加手続きのサポートも支援内容に含まれています。

転職活動の支援

受け入れ企業が企業側の事情によって特定技能雇用契約を解除する場合は、次の受け入れ企業を探す補助をしなければいけません。

日本語学習機会の提供

日本語教室や日本語学校の情報を提供して、業務において必要な日本語の習得を支援しなければいけません。

定期的な面談・行政機関への通報

外国人と外国人の監修者には、3ヶ月に1回以上面談を行わなければいけません。生活オリエンテーションの内容について確認したり、必要に応じて行政機関に通報したりすることが義務付けられています。

支援業務は登録支援機関に委託できる

先ほども述べたように上記の支援業務は登録支援機関に委託できます。その際に委託できる業務の範囲について、2つのケースがあるため確認しておきましょう。

すべての支援を委託しなければいけないケース

直近2年間に外国人労働者を受け入れた実績がない、または生活相談に従事した役員や職員がいない場合は、すべての義務的支援を委託しなければいけません。受け入れ機関としての要件を満たしていると判断されないため、このようなルールが設けられています。

自社で行えるケース

支援体制や計画づくりなどの条件を満たせる場合は、自社で支援を行うことも可能です。一部の支援を特定支援機関に依頼することもできます。

登録支援機関に委託をするメリット

特定支援機関に委託をするメリットは以下の通りです。

支援にかかる時間を削減できる
トラブル防止につながる
業務を教えることに集中できる

それぞれ詳しく解説します。

支援にかかる時間を削減できる

登録支援機関に業務を委託することで、企業は支援業務にかかる時間を大幅に削減できます。外国人労働者に対する支援は、先ほども説明したように労働条件や生活条件の説明、行政手続きのサポート、日本語学習支援など多岐にわたります。

全ての支援を社内で行うには、一定の時間と専門知識が必要です。受け入れ実績のない企業においては、体制を整えるための準備も必要になります。しかし、登録支援機関に委託をすれば専門家が効率的に支援を行い、企業側は本来の業務に専念できるようになります。

自社の業務に支障をきたす可能性が少なくなるため、登録支援機関を利用するケースは少なくありません。

トラブル防止につながる

登録支援機関は、外国人労働者に関する法律や制度に精通しています。そのため、外国人労働者の支援に関する法律違反や労働トラブルのリスクを低減することが可能です。

外国人労働者が日本で生活する中で直面する可能性のある問題についても、迅速かつ適切に対応してもらえるため、トラブルの発生を未然に防ぐことができます。外国人の受け入れに関しては様々なリスクがあるため、それらを減らせるのはメリットといえるでしょう。

業務を教えることに集中できる

企業が登録支援機関に支援業務を委託すると、外国人労働者に対して業務を教えることに集中できます。教育や指導に専念できるため、労働者のスキルアップや業務効率の向上につながります。企業にとってはもちろん、外国人労働者にとっても登録支援機関に依頼をした方がメリットになる場合が多いです。

注意しなければいけないのは、登録支援機関が行うべき業務はあくまでも義務的支援だけです。業務を教えることに対して、登録支援機関の協力を受けることはできません。登録支援機関を利用すれば、外国人労働者に対するすべてのサポートを行ってくれると勘違いしてしまう場合がありますが、あくまでも対応できる範囲は限定されているので注意しましょう。

登録支援機関を選ぶポイント

登録支援機関を選ぶ際のポイントは以下の通りです。

費用が適正か
外国人の母国語に対応できるか
支援の企画を作っているかどうか

それぞれ詳しく解説します。

費用が適正か

登録支援機関を選ぶ際には、提供されるサービスに対する費用が適正かどうかを確認することが重要です。費用が安すぎる場合、十分な支援が受けられない可能性があります。一方で、高すぎる場合には受け入れ企業の負担が大きくなってしまいます。

複数の登録支援機関から見積もりを取り、サービス内容と費用のバランスを比較することが大切です。義務的支援を怠ることなく実施してくれるかどうかも確認しておきましょう。

外国人の母国語に対応できるか

外国人労働者が安心して日本で働けるようにするためには、母国語での対応が可能な支援機関を選ぶことが重要です。母国語での対応が可能であれば、労働者が意思疎通の際に感じるストレスを軽減し、問題が発生した際にも迅速に対応することができます。特に生活面や労働条件に関する説明を正確に理解してもらうためには、母国語でのサポートが不可欠です。

先ほど紹介した義務的支援でも、外国人が理解できる言語で説明をしなければならないと要項に定められています。登録支援機関として最低限の役割を果たすためには、外国人の母国語での対応が欠かせません。

登録支援機関を選ぶ上で必ず確認しておかなければならないポイントといえるでしょう。